Cancellation Policy
Last updated: May 20, 2026
PURPOSE
This policy is designed to ensure the effective management of Magnolia appointments, allowing both clients and Navigators to plan efficiently and reduce the impact of missed or rescheduled appointments on client care and Magnolia operations.
Kebijakan Pembatalan
Terakhir diperbarui: 20 Mei 2026
TUJUAN
Kebijakan ini dibuat untuk memastikan pengelolaan janji temu Magnolia berjalan dengan efektif, sehingga klien dan Navigator dapat merencanakan jadwal dengan baik serta mengurangi dampak dari janji temu yang terlewat, dibatalkan, atau dijadwalkan ulang terhadap layanan klien dan operasional Magnolia.
CLIENT RESPONSIBILITIES
1. Notice of Cancellation
Clients must provide at least 48 hours’ notice if they need to cancel or reschedule an appointment.
Cancellations and rescheduling must be made through Magnolia’s designated communication method, such as the online portal, email, or other approved communication channels.
2. Late Cancellations or Rescheduling
Cancellations or rescheduling made less than 48 hours before the scheduled appointment will be considered late.
A late cancellation or rescheduling fee may be applied based on Magnolia policy, for example, $50 per missed or rescheduled appointment.
3. No-Shows
A no-show occurs when a client misses an appointment without prior notice.
A no-show fee will be charged in accordance with Magnolia policy.
Magnolia allows a 10-minute grace period for new and follow-up visits. Arrival to the appointment after the grace period will result in a no-show.
4. Repeated Cancellations, No-Shows, or Rescheduling
If a client has a pattern of frequent cancellations, rescheduling, or no-shows, Magnolia reserves the right to dismiss the client from future visits or require full prepayment for future appointments.
If a client secures an appointment and later cancels or no-shows after prepaying in full, Magnolia may keep the prepayment as a cancellation fee, in accordance with Magnolia policy.
5. Rescheduling Accountability
Clients should reschedule appointments within 7 days of cancellation to maintain continuity of care, subject to Magnolia Navigator availability.
Clients are responsible for promptly rescheduling their appointments and ensuring that rescheduled appointments fit within available hours. Magnolia Navigators will assist where possible, but clients should not rely solely on Magnolia reminders for rescheduling.
6. Emergencies
In the case of an emergency or unavoidable circumstance, clients are encouraged to communicate with Magnolia as soon as possible.
Magnolia may waive cancellation or rescheduling fees in these situations at Magnolia’s discretion.
MAGNOLIA RESPONSIBILITIES
1. Confirmation of Appointments
Magnolia will confirm appointments via email 48 hours prior to the scheduled visit.
2. Record and Notify of Cancellations or Rescheduling
When a client cancels or reschedules, Magnolia staff must promptly update the schedule and document the changes in the system.
If the Magnolia Navigator cancels due to emergency or illness, Magnolia will be accountable for assigning an alternative Navigator to the visit or rescheduling the appointment to the next available appointment that works best for the client.
3. Late Fee Enforcement
If a client cancels, reschedules, or does not show up without proper notice, Magnolia will apply the appropriate cancellation, rescheduling, or no-show fee to the client’s account.
4. Offer Alternative Appointments
If an appointment is canceled or rescheduled, Magnolia will make an effort to reschedule the client for the next available slot that works for them.
If the client does not take action within a reasonable timeframe, Magnolia may reach out to assist with rescheduling.
5. Communication of Policy
The cancellation and rescheduling policy will be communicated clearly to clients at the time of scheduling and again during appointment confirmation.
It will also be available on Magnolia’s website and in written form upon request.
ACKNOWLEDGEMENT
By scheduling an appointment, clients agree to adhere to this cancellation and rescheduling policy.
Magnolia reserves the right to modify this policy as needed, and any updates will be communicated to clients.
This policy ensures that cancellations and rescheduling are handled with clear accountability, helping to maintain smooth operations for Magnolia while providing flexibility for clients when needed.
TANGGUNG JAWAB KLIEN
1. Pemberitahuan Pembatalan
Klien wajib memberikan pemberitahuan setidaknya 48 jam sebelumnya apabila perlu membatalkan atau menjadwalkan ulang janji temu.
Pembatalan dan penjadwalan ulang harus dilakukan melalui metode komunikasi resmi yang ditentukan oleh Magnolia, seperti portal online, email, atau saluran komunikasi lain yang disetujui.
2. Pembatalan atau Penjadwalan Ulang Terlambat
Pembatalan atau penjadwalan ulang yang dilakukan kurang dari 48 jam sebelum jadwal janji temu akan dianggap sebagai pembatalan atau penjadwalan ulang terlambat.
Biaya pembatalan atau penjadwalan ulang terlambat dapat dikenakan berdasarkan kebijakan Magnolia, misalnya sebesar $50 untuk setiap janji temu yang terlewat atau dijadwalkan ulang.
3. Tidak Hadir
Tidak hadir terjadi ketika klien melewatkan janji temu tanpa pemberitahuan sebelumnya.
Biaya tidak hadir akan dikenakan sesuai dengan kebijakan Magnolia.
Magnolia memberikan masa tenggang 10 menit untuk kunjungan baru dan kunjungan lanjutan. Kedatangan setelah masa tenggang tersebut akan dianggap sebagai tidak hadir.
4. Pembatalan, Tidak Hadir, atau Penjadwalan Ulang Berulang
Jika klien memiliki pola pembatalan, penjadwalan ulang, atau tidak hadir yang sering terjadi, Magnolia berhak untuk menghentikan kunjungan klien di masa mendatang atau mewajibkan pembayaran penuh di muka untuk janji temu berikutnya.
Jika klien telah mengamankan janji temu dan kemudian membatalkan atau tidak hadir setelah melakukan pembayaran penuh di muka, Magnolia dapat menahan pembayaran tersebut sebagai biaya pembatalan, sesuai dengan kebijakan Magnolia.
5. Tanggung Jawab Penjadwalan Ulang
Klien disarankan untuk menjadwalkan ulang janji temu dalam waktu 7 hari sejak pembatalan untuk menjaga kesinambungan layanan, tergantung pada ketersediaan Magnolia Navigator.
Klien bertanggung jawab untuk segera menjadwalkan ulang janji temu mereka dan memastikan bahwa jadwal baru sesuai dengan jam yang tersedia. Magnolia Navigator akan membantu jika memungkinkan, tetapi klien tidak boleh hanya bergantung pada pengingat dari Magnolia untuk menjadwalkan ulang.
6. Keadaan Darurat
Dalam keadaan darurat atau situasi yang tidak dapat dihindari, klien dianjurkan untuk menghubungi Magnolia sesegera mungkin.
Magnolia dapat membebaskan biaya pembatalan atau penjadwalan ulang dalam situasi tersebut berdasarkan kebijaksanaan Magnolia.
TANGGUNG JAWAB MAGNOLIA
1. Konfirmasi Janji Temu
Magnolia akan mengonfirmasi janji temu melalui email 48 jam sebelum jadwal kunjungan.
2. Pencatatan dan Pemberitahuan Pembatalan atau Penjadwalan Ulang
Ketika klien membatalkan atau menjadwalkan ulang, staf Magnolia harus segera memperbarui jadwal dan mendokumentasikan perubahan tersebut di dalam sistem.
Jika Magnolia Navigator membatalkan janji temu karena keadaan darurat atau sakit, Magnolia bertanggung jawab untuk menugaskan Navigator pengganti untuk kunjungan tersebut atau menjadwalkan ulang janji temu ke waktu berikutnya yang paling sesuai bagi klien.
3. Penerapan Biaya Keterlambatan
Jika klien membatalkan, menjadwalkan ulang, atau tidak hadir tanpa pemberitahuan yang sesuai, Magnolia akan menerapkan biaya pembatalan, penjadwalan ulang, atau tidak hadir yang sesuai ke akun klien.
4. Menawarkan Jadwal Alternatif
Jika janji temu dibatalkan atau dijadwalkan ulang, Magnolia akan berupaya menjadwalkan ulang klien ke slot berikutnya yang tersedia dan sesuai bagi klien.
Jika klien tidak mengambil tindakan dalam jangka waktu yang wajar, Magnolia dapat menghubungi klien untuk membantu proses penjadwalan ulang.
5. Komunikasi Kebijakan
Kebijakan pembatalan dan penjadwalan ulang akan dikomunikasikan dengan jelas kepada klien pada saat penjadwalan dan kembali disampaikan saat konfirmasi janji temu.
Kebijakan ini juga akan tersedia di website Magnolia dan dalam bentuk tertulis jika diminta.
PERNYATAAN PERSETUJUAN
Dengan menjadwalkan janji temu, klien setuju untuk mematuhi kebijakan pembatalan dan penjadwalan ulang ini.
Magnolia berhak untuk mengubah kebijakan ini apabila diperlukan, dan setiap pembaruan akan dikomunikasikan kepada klien.
Kebijakan ini memastikan bahwa pembatalan dan penjadwalan ulang ditangani dengan akuntabilitas yang jelas, sehingga dapat membantu menjaga kelancaran operasional Magnolia sambil tetap memberikan fleksibilitas bagi klien saat dibutuhkan.
Contact Us
If you have any questions, concerns, or inquiries regarding this Agreement or the Service, you may contact Magnolia at info@magnoliacollectivewellness.com
Magnolia will make reasonable efforts to respond to communications promptly after they are received.
Hubungi kami
Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau permintaan informasi terkait Perjanjian ini atau Layanan, Anda dapat menghubungi Magnolia di info@magnoliacollectivewellness.com.
Magnolia akan melakukan upaya yang wajar untuk menanggapi komunikasi sesegera mungkin setelah diterima.